履歴書を作成する際、手書きにするべきか、それともパソコンで作成するべきか迷う方は多いはずです。現在ではどちらの方法も一般的になっていますが、選び方によって応募先企業に与える印象や評価が変わることもあります。
この記事では、手書きとパソコン作成それぞれのメリット・デメリットを比較し、状況に応じた最適な選び方を詳しく解説します。この記事を通して、自分に最適な履歴書の作成方法を見つけましょう！
目次
履歴書はパソコン作成と手書きのどちらが良い？
履歴書を作成する際に「手書き」と「パソコン作成」どちらを選ぶべきか迷ったら、まずは基本的な考え方を押さえましょう。ここでは、どちらを選んでも問題ない理由や、採用担当者の印象への影響について解説します。
基本的にはどちらでも問題ない
履歴書の作成方法については、一般的に「手書き」と「パソコンでの作成（PC作成）」のどちらを選んでも問題ありません。転職や就職活動の際、企業が特定の作成方法を指定している場合を除き、自分の状況や応募先の求める内容に応じて選ぶことができます。
新卒採用の場合は、手書きの履歴書が応募意欲や手間を評価されることが多い一方で、中途採用ではパソコンで作成された履歴書が見やすいという理由から好まれるケースもあります。パソコン作成なら修正や内容追加が容易で、一貫性のある書式をキープできるため、多忙な転職活動中には効率的です。
採用担当者の印象は変わる？
採用担当者が履歴書を手にした際の印象には、作成方法が一定の影響を与える可能性があります。手書きの履歴書であれば、筆跡から応募者の「丁寧さ」や「人柄」を感じられる場合があります。一方で、読みづらい文字や誤字があると、逆にネガティブな印象を与えることもあるため注意が必要です。
一方、パソコン作成の履歴書は、文字が整然としていて見やすい点が採用担当者に好印象を与えることが多いです。また、近年ではパソコンで作成することが一般的になりつつあり、特に情報通信や事務職、IT関連の職種では、パソコンスキルのアピールにもつながる場合があります。そのため、自分が応募を検討している職種や業界に応じて柔軟に選ぶことが理想的です。
履歴書をパソコンで作成するメリット
パソコンで履歴書を作成することで得られるメリットは多岐にわたります。このセクションでは、パソコン作成によって得られる清潔感や効率性、活用できる便利なツールについて紹介します。
清潔感とプロフェッショナルな印象を与えられる
履歴書をパソコンで作成する大きなメリットの一つが、清潔感とプロフェッショナルな印象を与えられる点です。パソコンを使用することで文字が整然と整い、見た目がきれいに仕上がります。また、ビジネスでのやり取りがデジタル化されている現代では、履歴書をpcで作成することが、職場での効率性や基本的なITスキルをアピールする機会にもなります。このため、特に事務職やIT関連の転職ではポジティブな評価を得られる場合が多いです。
修正や更新が簡単で効率的
履歴書をパソコンで作成すると、情報の修正や更新が非常に簡単になります。一度データとして保存しておけば、職務経歴やスキルの最新情報をすばやく追記することができます。また、構成の変更や文言の調整もすぐに行えるため、何度も新たに作り直す手間が省けます。これにより、効率よく応募に取り組むことができ、手書きの履歴書に比べてスピーディかつ効果的です。
複数の企業向けに使い回しが可能
パソコンで作成した履歴書は、データとして保存しておくことで、複数の企業向けに使い回すことが可能です。応募先企業ごとに必要な部分を調整するだけで済むため、書き直しの手間が発生しません。特に転職活動で多数の企業へ応募する場合、手書きと比較して効率的で負担が軽減されます。ただし、応募先の企業や職種ごとに適した内容にカスタマイズする必要がありますので注意が必要です。
テンプレートやフォーマットを活用できる
テンプレートやフォーマットを利用できる点も、履歴書をパソコンで作成するメリットの一つです。市販のテンプレートや厚生労働省推奨のフォーマットなどを活用することで、簡単に構成が整った履歴書を作ることができます。また、必要に応じて独自のデザインを取り入れることも可能です。特に初めて履歴書を作成する場合や、効率よく見栄えの良い書類を準備したい場合に非常に役立ちます。
履歴書をパソコンで作成するデメリット
パソコン作成の履歴書には便利な面がある一方で、注意すべきデメリットも存在します。ここでは、パソコン作成ならではの弱点と、注意しておきたいポイントを整理して解説します。
手書きに比べて個人性をアピールしにくい
履歴書をパソコンで作成する場合、整ったフォーマットや読みやすい文字で仕上げることができますが、その一方で応募者の個性や人柄が伝わりにくいというデメリットがあります。特に新卒採用やアナログを重視する企業では、手書きの履歴書から感じられる「丁寧さ」や「熱意」が評価されることも多いです。手書きならではの温かみが必要とされる場合には、パソコンで作成した履歴書では不十分と見なされることもあります。
フォーマットやデザインが独創的になりすぎるリスク
履歴書をパソコンで作成する際には、個性を出そうとするあまり、フォーマットやデザインが独創的になりすぎてしまうリスクがあります。一般的なJIS規格や厚生労働省推奨のフォーマットを外れた場合、人事担当者にとって見づらい履歴書として扱われ、評価が下がる可能性があります。また、あまりに凝ったデザインや過剰な装飾は、プロフェッショナルさに欠ける印象を与えてしまうこともあるため注意が必要です。
応募先によっては不評となる場合もある
パソコンで作成した履歴書は、効率性に優れている反面、手書きの履歴書が好まれる企業や職種では不評となる場合があります。特に応募先の文化や業界が伝統を重んじる場合や、細部まで丁寧な対応が求められる接客業などでは、手書きの方が応募者の熱意をしっかりと評価してもらえることが多いです。したがって、企業文化に合わせて履歴書の作成方法を選ぶのが重要です。
作成に使用するソフトやスキルの習得が必要
履歴書をパソコンで作成する際には、適切なソフトウェアの選定や操作スキルが必要とされます。例えば、MicrosoftWordやExcel、専用の履歴書作成ツールなどを使用する場合、それぞれの機能を理解し、適切に利用できなければ、かえって完成度の低い履歴書になってしまうこともあります。また、パソコン操作に慣れていない方や特定のスキルが不足している場合には、事前に学習や練習が必要となり、手書きよりも作成に時間がかかることがあります。
履歴書をパソコンで作成する場合のフォーマットの選び方
パソコン作成の履歴書ではフォーマット選びが重要なカギとなります。このセクションでは、企業指定フォーマットの優先や、標準的な履歴書フォーマットの選び方について詳しく解説します。
企業が指定するフォーマットを最優先する
履歴書をパソコンで作成する際は、まず応募先企業がフォーマットを指定しているか確認することが重要です。多くの場合、企業のウェブサイトや求人ページ、応募案内に指定されたフォーマットが記載されています。この指定に従うことで、応募者の履歴書が会社の基準を満たし、人事担当者に好印象を与えやすくなります。また、企業指定のフォーマットには必要な情報がすべて含まれているため、内容に漏れが出るリスクを抑えることができます。
迷ったら厚労省かJIS規格
企業から特定のフォーマットが指定されていない場合は、厚生労働省が推奨する履歴書フォーマットやJIS規格の形式を使用するのがおすすめです。これらのフォーマットは標準化されており、必要な項目が的確に整理されています。そのため、どの企業に対しても信頼感を与えやすい書き方となります。特に転職や中途採用を目的とした履歴書作成では、職歴やスキルをスムーズに伝えることが求められますので、これらの形式を選ぶと安心です。
履歴書をパソコンで作成する際のポイント5選
パソコンで履歴書を作成する際には、細かなポイントに気を配ることが成功の秘訣です。ここでは、フォントやデータ管理など、見落としがちな大切なポイントを5つにまとめて紹介します。
フォントや文字サイズの統一に注意する
履歴書をパソコンで作成する場合、フォントや文字サイズの統一には十分な注意を払いましょう。不統一なフォントや大きさはプロフェッショナルな印象を損なう可能性があります。読みやすくて一般的なフォント（例:メイリオやMSゴシックなど）を使用し、文字サイズは10〜12ポイント程度に設定するのが無難です。採用担当者に見やすい履歴書を提供することが重要です。
写真のサイズやデータ解像度をしっかり確認する
パソコンで履歴書を作成する際には、添付する写真のサイズや解像度にも気を配りましょう。写真は一般的に4cm×3cmのサイズが推奨されています。解像度が低いと不鮮明で印象が悪くなりかねませんので、300dpi程度の高解像度のデータを使用するのが理想的です。また、余分な背景を削除したり、ビジネスにふさわしい服装や表情で撮影した写真を選びましょう。
不必要な装飾やカラフルなデザインを避ける
履歴書はシンプルでありながら内容が伝わりやすいことが重要です。派手な装飾やカラフルなデザインは、相手に読みにくさや、不真面目な印象を与えるリスクがあります。特に転職活動では、落ち着いたモノトーンを基調とし、内容に集中できるデザインを心掛けましょう。装飾に凝るよりも、応募者のスキルや人柄が伝わる記述に力を入れることがポイントです。
スペルミスや誤字をコンピュータで確認する
履歴書の信頼性を高めるために、スペルミスや誤字脱字がないかを必ず確認してください。パソコン作成の利便性を活かし、文法チェックツールやスペルチェック機能を活用すると効率的です。また、校正を怠ると採用担当者に注意力が足りない印象を与える場合があります。時間をかけて細部までチェックすることが大切です。
PDF形式で保存し応募時のフォーマット崩れを防ぐ
履歴書を応募企業に送る場合、PDF形式で保存することをおすすめします。PDFはフォーマットが崩れにくく、印刷してもしっかりと元のレイアウトが保持されるため、受け取る側に親切です。特にパソコン作成の履歴書では、文字やレイアウトが見やすいかどうかが評価に影響することがあるため、安定したフォーマットで保存しましょう。また、ファイル名に「履歴書_氏名」を含めてわかりやすくするのもマナーの一つです。
履歴書をパソコンで作成する際の注意点5選
便利なパソコン作成にも落とし穴はあります。このセクションでは、応募先への配慮やデータ管理を含め、履歴書作成時に必ず押さえておきたい注意点を具体的に解説します。
応募企業の指示に従うことが最優先
履歴書をパソコンで作成する際は、まず応募企業が提示している指示を最優先に守ることが重要です。例えば、「手書きの履歴書が望ましい」と明記されている場合には、それに従う必要があります。このような場合にPC作成の履歴書を提出すると、応募意欲が低いと見なされる可能性があります。企業ごとの要件を確認し、適切な書き方で対応しましょう。
写真データは最新のものを使用する
履歴書に添付する写真は最新のものを使用するのが基本です。長期間更新していない写真では、転職活動での第一印象を損ねることがあります。パソコンで作成する場合は、画質の良いデータを選び、サイズや解像度にも注意してください。さらに、背景や服装も清潔感を意識し、応募企業に適した印象を与えられるものを選びましょう。
ファイル名は分かりやすく企業名を含めて設定する
パソコンで履歴書を作成する際、保存するファイル名は受け取る採用担当者にとって分かりやすいものにする必要があります。一般的に「氏名_企業名_履歴書」のような形式が推奨されます。たとえば「山田太郎_株式会社○○_履歴書.pdf」のように保存すれば、受け取った側もファイルの内容を一目で把握できます。名称を工夫することで、採用担当者に親切な印象を与えられます。
応募先に適しているか事前に漏れをチェックする
履歴書を送付する前に、応募先の企業や職種に適した内容になっているかの確認が必須です。特に、誤字脱字や日付ミスがないかしっかりとチェックすることが求められます。また、過去に作成した履歴書をそのまま使う場合、応募企業に沿わない情報が残っていないか注意しましょう。適応性のない履歴書は、採用担当者の信頼を失う原因にもなりますので、細心の注意を払いましょう。
パソコン作成が不適切な場合の予備として手書きも準備する
企業によっては、手書きの履歴書が評価される場合があります。このような場合に備えて、手書きの履歴書も準備しておくと安心です。特に、採用担当者の意向が不明確な場合や、手書きが慣例となっている業界に応募するときは注意が必要です。手書きの履歴書を補足で用意することで、柔軟かつ丁寧な対応を示すことができ、応募先企業から良い印象を得られる可能性が高まります。
まとめ
履歴書の作成方法について、手書きとパソコン作成のいずれを選ぶべきか悩む方は多いでしょう。基本的にはどちらの方法でも問題ありませんが、応募先企業や職種の特性に合わせて適切な方法を選ぶことが重要です。特に中途採用や転職の場合、履歴書の内容が重視されるため、読みやすく整ったデザインのパソコン作成の履歴書が選ばれることが増えています。その一方で、手書きの履歴書には人柄や熱意を伝える効果があり、企業によっては高く評価されることもあります。
履歴書をパソコンで作成する場合、フォーマットの選択、誤字脱字の確認、写真の品質などに十分注意しましょう。また、PDF形式で保存することでフォーマット崩れを防ぐことができ、プロフェッショナルな印象を与えることにつながります。一方で、業界や企業によっては手書きを求められる場合もあるため、応募要項をよく確認することが必要です。
最終的に大切なのは、書き方に関わらず、相手に分かりやすく伝える内容と丁寧さです。履歴書を通じて自分の強みや適性が明確に伝わるよう心がけ、採用担当者に好印象を与えられるよう準備を進めましょう。