履歴書を直接持参する際、「封筒に入れるべきか」「どう渡せば良いのか」と悩んでいませんか？郵送とは異なり、対面での提出には見た目やマナーにも細やかな配慮が求められます。履歴書を封筒に入れて持参するかどうかは、書類の保護だけでなく、あなたの印象にも大きく関わってきます。
この記事では、履歴書を手渡しする際の封筒の使い方から渡し方のマナー、さらには注意点までを丁寧に解説します。この記事を通して、面接の第一印象を左右する履歴書の正しい扱い方をマスターしましょう！
目次
履歴書を封筒に入れて持参する理由
履歴書をそのまま持参するのではなく、封筒に入れて渡すことには見た目の印象や書類の保護など、重要な意味があります。ここではその具体的な理由について解説します。
履歴書を封筒に入れることでの見た目の印象向上
履歴書を封筒に入れて持参することで、見た目の印象が大きく向上します。封筒に入れずにそのまま履歴書を持参すると、採用担当者に対して無頓着な印象を与える可能性があります。
一方で、きちんと封筒に入れて持参することで「選考書類を丁寧に扱う姿勢」が伝わり、誠実さや細やかな配慮が評価されやすくなります。特に転職の面接では、第一印象が重要なため、このような細かい準備が採用に繋がる可能性を高めます。
書類の保護：折れ・汚れを防ぐため
履歴書を封筒に入れる目的のひとつに、書類を保護する役割があります。移動中に履歴書が折れたり汚れたりしてしまうと、相手に失礼になるだけでなく、自分自身の準備不足をアピールしてしまうことになります。適切なサイズの封筒やクリアファイルを使用すれば、履歴書や職務経歴書を汚れや破損から守ることができます。
また、封筒を使用することで、提出時にも書類のまとまりを良くし、採用担当者が受け取りやすいというメリットがあります。このように、履歴書を封筒に入れておくことは、採用書類を丁寧に保管・持参する基本的なマナーのひとつです。
履歴書を持参する際の封筒の選び方
履歴書をきれいに持参するためには、封筒のサイズや色、デザインにも配慮が必要です。このセクションでは、適切な封筒の選び方を紹介します。
最適な封筒サイズ
履歴書を持参する際には、封筒のサイズ選びが重要です。一般的に、履歴書はA4サイズ（A3二つ折）またはB5サイズ（B4二つ折）で使用されるため、それに合った角形4号または角形2号の封筒を選びましょう。これらのサイズは、履歴書を折り曲げたり無理に詰め込んだりすることなく綺麗に収納できます。
また、転職活動の場合には、履歴書以外に職務経歴書や添え状などの書類を同封することも多くなります。そのため、これらすべての書類が収まるサイズの封筒を用意することは重要です。
封筒の色やデザイン
封筒の色やデザインも、履歴書を持参する際の第一印象に関わります。選考書類を丁寧に扱っていることをアピールするためには、無地で薄い色の封筒を選ぶのが望ましいです。具体的には、白色や薄い水色、薄い茶色などのシンプルな色を選びましょう。このような色合いは、フォーマルな場に適しており、面接担当者に対して誠実な印象を与えることができます。
一方で、模様やキャラクターがプリントされた封筒はカジュアルな印象を与えてしまうため避けるべきです。また、封筒の紙質についても注意が必要です。丈夫でしっかりとした紙質の封筒を選ぶことで、書類の折れや破損を防ぎ、履歴書を綺麗な状態で提出することができます。
履歴書を持参するときの封筒の書き方
履歴書を封筒に入れて持参する場合、封筒の表と裏にどのように記載するかで印象が変わります。ここでは正しい書き方のルールを確認しましょう。
封筒の表面の書き方
履歴書を封筒に入れて持参する場合、封筒の表面には「履歴書在中」と赤字で記載し、四角の枠線で囲みます。これにより、採用担当者がすぐに中身を把握できるため、必要な配慮となります。「履歴書在中」の記載は、縦書きでも横書きでも構いませんが、全体のバランスが整うように記入しましょう。
企業面接に持参する場合、宛先として企業名や部署名を書く必要はありません。ただし、郵送する場合は宛先も必ず記載し、正式な書類としての形式を整えることが求められます。
特に転職活動では第一印象が重要ですので、清潔感のある封筒を使い、丁寧な字で記載することが好印象につながります。
封筒の裏面の書き方
封筒の裏面には、自分の郵便番号、住所、氏名を黒字で記載します。書類を持参する場合には宛先の企業名や担当者名を記載する必要はありませんが、自分の情報を明記することで提出後の管理がスムーズになります。
注意点として、住所や名前は正式な記載を心掛け、小さすぎず読みやすい字体で書くようにしましょう。転職活動では、書類の細かい部分まで配慮が行き届いていることが、採用担当者にとって信頼感を与えます。
また、封筒の裏面には、封をした際の形がきれいに収まるよう、文字の配置にも配慮すると良いでしょう。これにより、マナーや注意力が強調されるため、履歴書を提出する際の印象が一段と良くなります。
履歴書を封筒に入れる際の注意点と工夫
封筒に履歴書を入れる際は、のり付けや書類の順番など細かな配慮が必要です。このセクションでは、丁寧さが伝わる工夫と注意点を紹介します。
のり付けはしない
履歴書を封筒に入れた際、封をのり付けする必要はありません。のり付けをしてしまうと、手渡しで履歴書を提出する際に担当者が封筒を開封する手間がかかり、手間をかけさせる印象を与えてしまいます。封を閉じる場合は、封筒のフラップ部分を軽く折るだけにしておきましょう。これにより、面接担当者がスムーズに履歴書を取り出しやすくなるため、好印象を与えることができます。
提出書類の入れる順番
封筒に履歴書や職務経歴書などの提出書類を入れる際は、入れる順番にも気をつけましょう。一般的には、履歴書を一番上に、その次に職務経歴書、さらに添え状という順番が望ましいです。この順番で書類を配置することにより、面接担当者が確認しやすくなります。また、履歴書や職務経歴書を折り曲げず、丁寧に入れるよう心掛けることが大切です。
提出書類はクリアファイルに入れる
提出する書類はクリアファイルに入れてから封筒に入れるのが基本です。クリアファイルに入れることで、履歴書や職務経歴書が折れたり汚れたりするのを防ぐことができ、企業に対して丁寧に書類を扱う姿勢を示すことができます。また、転職活動では特に見た目や書類管理の丁寧さが印象に影響するため、しっかりとした準備が必要です。封筒の中で書類がずれないようにクリアファイルを用意することで、安心して面接に臨むことができます。
手渡しの場合、添え状はいらない
履歴書を手渡しする場合は、基本的に添え状を用意する必要はありません。添え状は郵送時に使用されることが多く、直接渡す場合にはその場で自己紹介や挨拶を丁寧に行うことで代替できます。万が一、特別な依頼事項や連絡事項がある場合のみ添え状を作成すると良いでしょう。その際も簡潔に記載し、書類整理の妨げにならないように心掛けてください。
履歴書を持参して手渡しする際のマナー
履歴書を直接面接官や受付に手渡す際には、正しいマナーを押さえておくことが大切です。このセクションでは、シーン別の渡し方のポイントを解説します。
面接担当者に直接渡す場合
面接担当者に履歴書を直接渡す場合、丁寧な対応が求められます。まず、封筒に入れた状態で持参し、面接官に手渡す直前に封筒から履歴書を取り出します。その際、クリアファイルに入れたままで提出することで、書類の状態を良好に保つことができます。
履歴書を手渡す際には、両手で相手に見やすい向きにして渡すことが大切です。また、「本日はお時間をいただきありがとうございます。こちらが履歴書です。どうぞよろしくお願いいたします」といった簡潔な挨拶とともに渡すと、ビジネスマナーが備わっている印象を与えます。
受付に渡す場合
受付に履歴書を渡す場合も、基本的なマナーに注意しましょう。この場合、封筒に入れたまま渡すのが一般的です。表面に「履歴書在中」と赤字で記載し、枠で囲む書き方を適用しておくことで、書類内容が分かりやすくなります。封筒の裏面には自分の住所と氏名の記載を忘れずに行いましょう。履歴書の他に添え状が必要な場合は、書類をきちんと整えた上で順番を確認し、クリアファイルに入れた状態で封筒に収めてください。
受付に手渡す際は、「お忙しい中失礼いたします。こちら、本日面接のため持参しました書類になります」といった挨拶を付け加えるとよいでしょう。また、受付担当者の名前が分かっている場合は、その方に一声かけることで丁寧な印象を与えられます。
まとめ
履歴書を持参する際には、封筒を利用することで書類の保護や見た目の向上を図ることができ、大切な選考書類を丁寧に扱う姿勢を示すことが可能です。封筒のサイズやデザイン、書き方についても正しく選び、記入することが重要です。また、書類が汚れたり折れたりしないようクリアファイルを活用し、手渡し時にはマナーを守ることで面接担当者や受付の方に好印象を与えられるでしょう。
転職活動では、履歴書を郵送やメールだけでなく、直接持参する機会もあります。その際には封筒の使い方から渡し方まで細部を意識し、準備を完璧に整えることで、採用担当者に誠実さや真剣さを伝えることにつながります。丁寧な対応と正しい書類管理で、良いスタートを切りましょう。