履歴書を郵送する際、封筒に「履歴書在中」と書くべきか、「応募書類在中」と書くべきか迷ったことはありませんか？封筒の記載方法一つでも、採用担当者への印象やビジネスマナーが問われることになります。この記事では、それぞれの表現の違いから、正しい書き方、注意すべきポイントまでを徹底解説します。この記事を通して、履歴書送付時のマナーをしっかりと身につけましょう！
目次
「履歴書在中」「応募書類在中」の違い
「履歴書在中」と「応募書類在中」は、履歴書を郵送する際の封筒に記載すべき内容を示す表現です。この2つの違いは、封筒に入れる書類の内容によります。「履歴書在中」は、その名の通り履歴書のみが入っている場合に適した表記です。一方、「応募書類在中」は、履歴書に加えて職務経歴書や送付状、ポートフォリオなど複数の書類が含まれる場合に使用されます。この区分を明確にすることで、受け取る側である採用担当者が内容を正確に把握でき、誤送や紛失を防ぐことに繋がります。正確に記載することがビジネスマナーとして求められるため、転職活動においてしっかりとした対応を心がけるべきです。
履歴書封筒に「履歴書在中」「応募書類在中」を記載する理由
なぜ封筒にわざわざ「在中」と記載するのでしょうか？ここでは、その理由と、記載することで得られるメリットについて解説します。
内容物を明確に伝えるため
封筒に「履歴書在中」や「応募書類在中」と記載することで、中に具体的に何が入っているのかを一目で明確に伝えることができます。この記載は封筒の受取人である採用担当者や郵送時に関わるスタッフにとって、内容物を確認するための重要な目印となります。特に履歴書のみの場合は「履歴書在中」、履歴書以外の書類が含まれる場合は「応募書類在中」と書き分けることで、混乱を防ぐことができます。
丁寧さ・マナーを示すため
採用活動において履歴書の封筒に適切な記載をすることは、応募者の丁寧さやビジネスマナーを示す一つの方法です。封筒に正式な書き方で「履歴書在中」または「応募書類在中」を明記すれば、手書きであるかどうかに関わらず、採用担当者に対して非常に好印象を与えます。細部に気を配る姿勢が、書類選考の場面で評価されるポイントとなる可能性があります。
誤配送や紛失を防ぐため
履歴書や応募書類は非常に重要な書類であるため、確実に届けることが重要です。「履歴書在中」や「応募書類在中」の記載があれば、郵送過程や会社内で誤配送や紛失を防ぐ効果があります。この記載があることで、採用担当部署や担当者に正確に届きやすくなるため、大切な応募書類を確実に届けるためのリスクヘッジにもなります。
「履歴書在中」「応募書類在中」の正しい書き方
封筒への記載にも、色や位置、書き方にルールがあります。このセクションでは、基本マナーに沿った正しい書き方を紹介します。
封筒に記載する文字の色と位置
封筒に「履歴書在中」や「応募書類在中」と記載する際の文字の色は、目立ちやすく重要性を示すために赤色のペンを使用します。特に油性ペンが推奨され、文字が滲んだり消えたりする心配がない点がメリットです。文字の位置は、宛名の左下に記載するのが一般的です。これは、郵便物を仕分けする際に内容を迅速に確認できるようにするための工夫です。しっかりと目立つ位置に書くことで、採用担当者に書類がスムーズに届く助けになります。
縦書き・横書きにおける書き分け
「履歴書在中」や「応募書類在中」の表記は、封筒の宛名が縦書きの場合は縦書きで、横書きの場合は横書きに合わせて記載するのがルールです。この統一感を保つことで見栄えが整い、丁寧であるとの印象を与えることができます。応募書類は第一印象を左右する重要な要素のひとつであるため、書き方の基本を守ることでマナーを示しましょう。
枠線で囲む方法とその理由
記載した「履歴書在中」や「応募書類在中」の文字の周囲を赤色のペンで四角く囲むのが一般的です。この枠線を追加する理由は、文字を一層目立たせ、郵便局での仕分け時や企業側の受け取り時に内容物を瞬時に判断できるためです。また、このような工夫を施すことで、応募者としての丁寧さや配慮が伝わりやすくなります。ただ書くだけで終わらせず、見易さや配慮を意識して仕上げることが重要です。
スタンプの活用はマナー違反？
「履歴書在中」や「応募書類在中」をスタンプで記載することは一般的には問題ありませんが、手書きに比べるとやや冷たい印象を与える可能性が指摘されています。転職活動では、細部まで丁寧さを示すことが評価される場面も多いため、できれば手書きで記載することが望ましいです。ただし、字に自信がない場合などには、適切なスタンプを使用する方が清潔感のある仕上がりになる場合もあります。状況を見て柔軟に対応しましょう。
履歴書封筒へ「履歴書在中」「応募書類在中」を書く際の注意点
記載する際には、いくつかの注意すべきポイントがあります。ここでは、より丁寧で正確な封筒づくりのコツを解説します。
封筒の表面、宛名より少し下に記載する
「履歴書在中」や「応募書類在中」を記載する際は、封筒の表面にある宛名の少し下に書くのが一般的なルールです。この位置に記載することで、郵送や社内での取り扱いがスムーズに行われ、書類が確実に採用担当者に届きやすくなります。この際、宛名部分の視認性を損なわないよう、適切にスペースを調整してください。
赤色で目立たせる
封筒に「履歴書在中」や「応募書類在中」を記載する際は、赤色のペンを使用することが一般的です。赤色は郵送時や受け取り時に非常に目立ちやすく、重要書類であることを示すマークとしての役割も果たします。特に転職での応募時には細かい気配りが求められるため、赤色で記載することで慎重な対応が採用担当者に伝わります。
楷書体で丁寧に書く
封筒への記載は、楷書体など丁寧な文字で行うことが推奨されます。採用担当者への第一印象を左右するため、急いだような崩れた文字ではなく、落ち着いて丁寧に記載することが大切です。手書きの場合、マナーとして文字のバランスにも気を配ることで、より好印象を与えることができます。
封筒サイズに合わせた位置と大きさで書く
封筒のサイズに応じて、「履歴書在中」や「応募書類在中」を書く文字の大きさや位置を調整する必要があります。標準的に使用される角形A4号または角形2号の封筒の場合、文字が封筒に対して大きすぎたり小さすぎたりしないよう注意してください。また、文字が封筒の端に寄りすぎることなく、適切な位置に記載することで清潔感が保たれます。
正しい表現を選ぶ
封筒に記載する際、「履歴書在中」と「応募書類在中」を間違えないように注意しましょう。「履歴書在中」は履歴書のみが入っている場合に使用し、「応募書類在中」は履歴書以外に職務経歴書や送付状など他の書類が含まれる場合に使用します。内容物に適した表現を選ぶことは、応募書類がしっかり管理されるための重要なポイントです。
「履歴書在中」「応募書類在中」に関するよくある質問
封筒の記載方法について、多くの人が抱きがちな疑問にお答えします。ここでは実際の場面で役立つ実践的なポイントも紹介します。
スタンプを利用しても良いのか？
「履歴書在中」や「応募書類在中」を記載する際にスタンプを利用することはマナー違反とはされていません。ただし、採用担当者に丁寧で誠実な印象を与えるためには、手書きで記載することが一般的です。特に転職などの重要な場面では手作業が相手の心証を良くしやすいという点も考慮しましょう。ただし、スタンプを利用する場合は、文字がはっきりと読みやすく、封筒の赤枠などのルールも守ることが必要です。
履歴書の在中は手書きでもいいですか？
履歴書の在中は手書きで記載するのが一般的です。手書きは送り手の丁寧さや誠意を伝える手段として評価されます。特に転職活動では細部への配慮が求められるため、直接筆をとることが良い印象を与えやすいと言えます。一方で、手書きが苦手な場合や時間がない場合には、スタンプを利用したり、プリンタで印刷したものを使用するのも許容されています。ただし、手書きを選ぶ場合、楷書体で整った文字を書くことを意識してください。
履歴書の在中はボールペンで書くのですか？
履歴書在中を封筒に記載する際は、ボールペンではなく赤色の油性ペンを使用するのが適切です。油性ペンは耐久性が高く、郵送中ににじんだり消えたりする心配が少ないため、転職活動の場において安心です。また、文字を赤い枠で囲むことも推奨されており、これにより採用担当者の目に留まりやすくなります。ボールペンは控えたほうが良いでしょう。
履歴書の在中は赤マッキーで書くの？
履歴書在中の記載には、一般的に赤色の油性ペンが推奨されています。赤マッキーは多くの人が使用しているため、適した選択肢の一つです。赤色の文字は目立ちやすく、重要な書類であることを相手に分かりやすく伝えられます。ただし、字が薄くなったり、ムラが出たりしないよう、しっかりと太さのある鮮明な文字で書くよう心がけましょう。枠線も赤色で記載することで、さらに明確な印象を与えることができます。
まとめ
履歴書を郵送や手渡しで提出する際、封筒に「履歴書在中」または「応募書類在中」と記載することは非常に重要です。この表記により書類の内容物を正確に伝えられるだけでなく、採用担当者への丁寧な印象を与えることができます。また、誤配送や紛失の防止にもつながるため、ビジネスマナーとして不可欠な要素です。記載時には赤色の油性ペンを使用し、文字を四角で囲むなど基本的なルールを守りましょう。さらに、「履歴書在中封筒書き方」について注意点を把握し、転職活動の第一歩を確実に進めることが大切です。正確かつ丁寧な準備が、書類選考の成功に寄与する鍵となります。