履歴書を完成させた後の「印刷」は、見落とされがちですが、採用担当者に与える第一印象を左右する重要な工程です。用紙のサイズや質感、プリンター設定など、細部にまで気を配ることで、履歴書全体のクオリティが大きく変わります。特に自宅で印刷する場合やコンビニ印刷を利用する際は、失敗しやすいポイントを事前に押さえておくことが大切です。
この記事では、履歴書を印刷する際に知っておきたい基本ルールから、最適な用紙サイズの選び方、印刷ミスを防ぐコツまでをわかりやすく解説します。仕上がりの質を高め、応募書類全体の完成度をグッと引き上げましょう！
目次
履歴書を印刷する前に知っておくべきこと5選
履歴書を印刷する前に確認すべきポイントは意外と多く存在します。用紙の種類から印刷設定、仕上がりチェックまで、ミスを防ぐために知っておきたい基本事項を5つに絞って紹介します。
1.履歴書の作成方法を決める
履歴書を作成する際には、「手書き」か「パソコン」を利用するかを最初に決める必要があります。手書きの履歴書は、応募者の熱意や人柄を伝えられる一方で、パソコンで作成した履歴書は見やすく整った印象を与えます。応募する職種や業界によって求められる形式が異なるため、事前に確認しておくと良いでしょう。
2.用紙サイズを確認する
履歴書を印刷する際には、使用する用紙のサイズに注意が必要です。一般的にはA4サイズとB5サイズが主流ですが、新卒採用ではA4サイズが好まれ、転職やアルバイトではB5サイズが主に使われることがあります。職種や企業の慣例に応じて、適切なサイズを選びましょう。
3.印刷設定の正確さを確保する
履歴書を印刷する時には、プリンターの設定を確認し、正しい用紙サイズに合わせた印刷ができているかを必ずチェックしましょう。不適切な印刷設定はレイアウトのズレを引き起こし、全体の見栄えに影響を与えてしまう場合があります。特に、自宅のプリンターを使用する場合は、事前にテスト印刷を行うことをおすすめします。
4.用紙の質感と厚さにこだわる
履歴書を印刷する際、使用する用紙の質感や厚さも重要な要素です。適切な紙質を選ぶことで、オフィシャルな印象を高めることができます。一般的には、厚みがある高品質な用紙を使うと印象が良く、薄すぎる紙は頼りない印象を与えることがあります。
5.印刷した履歴書を入念にチェックする
印刷が終わったら、内容に間違いや不備がないかを必ず確認しましょう。文字やレイアウトが正確に整っているかを見直すことはもちろんのこと、誤字脱字や重要な情報の抜け漏れがないかも検証してください。また、証明写真の貼り付けも忘れずに行い、適切な場所に配置されているか確認することが大切です。
履歴書を印刷する際の用紙サイズの選び方
履歴書の印象を左右する「用紙サイズ」は、応募先によって最適な選択が異なります。A4やB5など、それぞれの特徴を理解し、用途に合わせて選ぶことが大切です。ここではその選び方を詳しく解説します。
履歴書に最適な用紙サイズは？A4とB5の違いを解説
履歴書を印刷する際、選ぶべき用紙サイズにはA4とB5が一般的です。それぞれのサイズには特徴があり、用途に応じた選び方が求められます。A4サイズ（ヨコ210ミリ×タテ297ミリ）は、新卒採用時や正式な書類が求められる場面で広く使用されています。一方、B5サイズ（ヨコ182ミリ×タテ257ミリ）はコンパクトで扱いやすく、転職活動やアルバイト用履歴書で使われることが多いです。
A4サイズは情報量が多く、職務経歴や自己PRを詳細に記載するのに適しています。一方で、B5サイズはページ全体に視線が届きやすく、採用担当者が短時間で目を通しやすいという利点があります。職種や応募先のルールに基づいて選択するのがベストです。
二つ折り形式との比較：A3やB4の活用ポイント
履歴書には、A3やB4サイズの二つ折り形式を使用する場合もあります。A3サイズ（展開時ヨコ297ミリ×タテ420ミリ）は、折りたたむとちょうどA4サイズになり、見開きで全体像を確認できるメリットがあります。A3の履歴書は、主に企業が指定したフォーマットを使う場合や、特別なデザインが必要な職種で役立つでしょう。
B4サイズ（展開時ヨコ257ミリ×タテ364ミリ）は、折りたたむとB5サイズとなり、コンパクトながらきちんとした印象を与えられます。特にアルバイトやパートの履歴書で指定されることが多いです。二つ折り形式を選ぶ際には、印刷時のズレや折り目の仕上がりに注意し、プリンター設定を事前に確認することが重要です。
オフィシャルな印象を与える紙質の選び方
履歴書を印刷する際、用紙の質感は印象に直結するため慎重に選びましょう。一般的には、マットな質感の上質紙を選ぶとオフィシャルな印象を与えることができます。光沢が強い紙はビジネスシーンでは避けるべきです。
また、用紙を選ぶ際には、記載内容がにじみにくい紙を選ぶことが大切です。手書きで記入する場合は滑らかに書けるかどうか確認しましょう。パソコン作成したPDF形式を印刷する場合も、インクの発色に影響しない用紙を選ぶと仕上がりが美しくなります。
ビジネスシーンで好まれる用紙の厚さと印象効果
履歴書用紙の厚さは、相手に与える印象にも影響します。ビジネスシーンでは、一般的に厚みが0.1ミリ程度（64～90g程度）の用紙が適しているとされています。この厚さであれば、適度にしっかりしつつも重たすぎる印象を与えません。
厚すぎる紙を使用するとかさばり、扱いにくい印象を与える場合がありますので注意が必要です。一方で、薄すぎる紙はチープな印象になりやすいため避けましょう。特に履歴書を2枚以上印刷する場合は、全体の統一感を保つためにも、同じ厚さの紙を使用することが重要です。
履歴書の印刷方法と注意点
履歴書の印刷には、自宅プリンターやコンビニ印刷などいくつかの選択肢があります。印刷の質を高めるポイントや機器別の特徴を知ることで、より良い仕上がりを目指せます。このセクションで詳しく見ていきましょう。
自宅プリンターを使った最適な設定方法
履歴書を自宅プリンターで印刷する場合には、事前にいくつかのポイントを確認することが重要です。まず、用紙サイズは履歴書に合わせてA4またはB5を選択し、プリンターの設定を正確に調整しましょう。一般的に、新卒などではA4サイズが推奨され、転職やアルバイトではB5サイズが利用されることが多く、応募先や業界の傾向を事前にチェックしておくと安心です。
また、印刷前にPDF形式で履歴書を保存しておくと、ズレやフォーマット崩れを防ぐことができます。プリンターの品質設定は「高品質」モードを選ぶことで、文字や図表がより鮮明に印刷されます。そして、インク残量も確認し、印刷中のトラブルを防ぎましょう。
コンビニ印刷の手順とネットプリントの利用方法
自宅にプリンターがない場合でも、コンビニの印刷サービスを利用すれば簡単に履歴書を印刷することができます。まず、履歴書データをPDF形式で保存し、USBメモリやクラウドサービスを用いてコンビニのマルチコピー機にデータを転送します。USBを直接差し込む方法や、ネットプリントサービスを通じてアップロードする方法がありますので、自分に合った方法を選びましょう。
ネットプリントを利用する場合は、あらかじめ専用のアプリやウェブサービスを使用して、履歴書データを指定された手順でアップロードします。コンビニでコードを入力するだけで印刷が可能です。用紙サイズの選択や両面印刷の有無も忘れずに確認してください。
インクやトナーによる仕上がりの違いとは
履歴書の印刷に使用するプリンターの種類により、仕上がりの印象が異なります。インクジェットプリンターは細かい文字や色合いがきれいに出ますが、水濡れに弱いため、記入欄の手書きをする場合には注意が必要です。一方で、レーザープリンターやコンビニコピー機ではトナーを使用して印刷されるため、耐水性に優れ、オフィシャルな印象を与えやすくなります。
履歴書を印刷する際には、プリンターに適した用紙を選び、文字がにじまず、読みやすい仕上がりを目指しましょう。特に、パソコンで作成した場合には、高品質な仕上がりが印象点を高めるポイントとなります。
印刷後の確認ポイント：文字の見やすさと配置
履歴書を印刷した後は、必ず仕上がりを確認しましょう。まず、文字が用紙サイズに正確に収まっているかどうかを確認してください。各項目の配置が中央からズレている場合、再印刷を検討する必要があります。
また、文字の見やすさも重要です。フォントサイズや行間が適切に設定されていないと、読みづらい印象を与える可能性があります。項目がはっきりと視認でき、全体のバランスが整っていることを確かめましょう。さらに、印刷時のインクやトナーのムラがないか確認し、必要に応じて微調整を行い、履歴書を完璧な状態に仕上げることを心がけてください。
履歴書フォーマットの適切な選び方
履歴書のフォーマットは種類が多く、どれを選べばよいか迷う方も少なくありません。テンプレートの活用方法や、PDF・Word形式の違いなど、応募先に応じた選び方のコツを紹介します。
テンプレートを活用したフォーマット選定のコツ
履歴書を作成する際、テンプレートを活用することで効率的に作業を進めることができます。特にパソコンで履歴書を作成する場合、インターネット上で公開されている履歴書テンプレートは非常に便利です。厚生労働省が推奨する標準的なフォーマットをベースにしたテンプレートや、各業界・職種の特徴に合わせたカスタマイズ可能なものもあります。テンプレートを選ぶ際には、応募先によって必要な情報が網羅されているかを確認することが重要です。
PDFとWord形式の使い分けについて
履歴書をオンラインで提出する場合は、PDF形式での提出が推奨されます。PDFにはデータが変更される心配がなく、どのデバイスでもレイアウトが崩れにくいというメリットがあります。一方、自分で印刷する場合や一部修正が必要なケースでは、Word形式が便利です。また、応募先が履歴書を手書きで提出することを求めていない場合、パソコンで作成したデータをPDF形式で仕上げるのが一般的です。
フォントや文字サイズの基本ルール
履歴書を作成する際のフォントと文字サイズにも配慮が必要です。読みやすさを重視し、標準的なフォント（フォント例:メイリオ、游ゴシック）を使用しましょう。文字サイズは10.5ptから12ptが適切と言われています。大きすぎる文字は見栄えを損ね、小さすぎる文字は視認性を下げてしまうため、バランスを考えて調整してください。また、フォントは統一することで全体の印象がより整います。
応募先に合わせたフォーマットの最適化
履歴書のフォーマットは、応募先や職種に合わせて最適化することが大切です。例えば、新卒向けには広く受け入れられているA4サイズのフォーマットを使用するのが一般的ですが、アルバイトやパートの応募ではB5サイズが好まれる場合があります。また、経歴をアピールするために必要な項目を強調する配置にカスタマイズするなど、応募先の要望や業界の特色に合わせた内容で印刷すれば、より印象的な履歴書になります。
履歴書作成時のよくあるミスとその回避方法
履歴書の印刷や仕上げで起こりやすいミスには共通点があります。印刷設定のズレから写真の貼り方まで、注意すべきポイントとその回避策をしっかり押さえておきましょう。
印刷設定ミスによるズレを防ぐテクニック
履歴書を印刷する際、設定ミスによるズレは意外と多い問題です。プリンターで印刷する場合は、事前に「用紙サイズ」を必ず確認し、履歴書に適したA4サイズやB5サイズを選びましょう。この設定を誤ると、フォーマット全体が崩れてしまい、提出書類としての印象が悪くなります。また、「用紙の向き」や「マージン（余白）」の設定も重要です。特にPDF形式の履歴書を使用する場合は、パソコンで正確にレイアウトが表示されているか確認しましょう。試し刷りを1枚行うことで、ズレを未然に防ぐことができます。
汚れや紙詰まり対策の重要ポイント
印刷時に汚れや紙詰まりが発生すると、清潔感を大切にしたい履歴書の印象を大きく損ねる可能性があります。そのため、プリンターのクリーニング機能を使い、事前にインクやトナーのノズル詰まりを解消しておくことが推奨されます。また、用紙が反り返っている場合は紙詰まりの原因となるため、新しい用紙を使い、印刷前に十分に平らにならしておきましょう。汚れた手で履歴書を扱わないことも大切です。履歴書は清潔で整った状態で仕上げることが求められるため、印刷前後の扱いに注意してください。
複数枚の履歴書を管理する方法と保管の工夫
履歴書を複数枚印刷する場合、保存や管理方法にも工夫が必要です。同じ用紙サイズ、例えばA4サイズで印刷された履歴書をまとめる場合、クリアファイルを使い、折り目や傷がつかないよう保管してください。また、職種や応募先に応じて内容を少し変更した履歴書を用意する場合は、PDF形式で整理しておくとパソコン内で効率的に管理できます。手書きの場合は、提出用と予備を必ず準備し、混同を防ぐため届出順に整理することを心がけましょう。
写真の貼り付けミスを減らす準備と工夫
履歴書に写真を貼り付ける際、不注意なミスが起きやすいポイントです。写真を貼る前に、接着剤や両面テープを使う場合は適量を確認し、しっかり貼り付けることが重要です。貼り直しが必要な場合もあるため、証明写真を複数枚用意しておくと安心です。さらに、写真のサイズが履歴書指定の枠に合っているか確認し、斜めに貼らないよう位置調整を丁寧に行いましょう。なお、写真に指紋や汚れがつかないよう、取り扱う際には注意してください。
まとめ
履歴書の印刷や作成においては、用紙サイズや形式、プリンター設定など細かな部分にも注意を払うことが重要です。手書きとパソコン作成の選択肢は、それぞれのメリットを考慮し、応募先に応じて適切に判断しましょう。手書きは人柄や誠意を伝えやすく、パソコン作成は見栄えの良さや読みやすさに優れています。履歴書のサイズは、A4用紙2枚やA3の二つ折りが転職などでよく使われ、新卒やアルバイトではB5サイズが一般的な場合も多いです。
さらに、印刷時にはプリンターの設定や用紙の選択を確認し、高品質な仕上がりを意識することが大切です。紙質や厚さもビジネスシーンで好まれるポイントを考慮すると、応募先に好印象を与えることができます。また、PDF形式やテンプレートの活用により効率的な履歴書作成が可能で、作成後の印刷時には文字のズレやレイアウトの確認も怠らないよう注意してください。
最後に、履歴書作成時は常に応募先の特性を考慮し、適切な方法を選びましょう。確かな準備と仕上がりが、採用担当者への印象に大きな影響を与えます。一枚一枚の履歴書があなたの第一印象を左右する重要な要素となるため、丁寧な対応を心掛けてください。