履歴書は、応募者の第一印象を左右する重要な書類です。採用担当者にとって読みやすく、内容が整理された履歴書は、それだけで信頼感を与える要素になります。
しかし、「どこから学歴を記載する？」「志望動機はどれくらい書くべき？」など、書き方に悩む方も多いのではないでしょうか。この記事では、履歴書の各項目について、正しい記入方法や注意点を徹底的に解説します。
この記事を通して、採用担当者の目に留まる履歴書を作成できるようになりましょう！
目次
履歴書の基本情報の書き方
履歴書の冒頭には、日付・氏名・連絡先などの基本情報を正確に記入する必要があります。ここでは、各項目の記載方法と注意点を詳しく紹介します。
日付の書き方
履歴書の日付欄には、履歴書を提出する日を記載します。企業ごとの応募方法に応じて事前に確認し、郵送の場合は投函日、手渡しやメール提出の場合はその内容を送信する日を記入します。記載形式は西暦と和暦のどちらでも良いですが、採用担当にとって見やすさを考え、履歴書全体で統一することが重要です。また、「年」「月」「日」を省略せず記入することで、正式な印象を与えることができます。
氏名の書き方
氏名は、履歴書全体の印象に直結する重要な要素です。姓と名の間に適切なスペースを取り、バランスよく書きましょう。また、苗字と名前の濁点や小さい文字にも注意し、丁寧に記載してください。ふりがな欄がある場合には、正式な表記に従い、ひらがなで書きます。戸籍上の名前が変更されている場合は、必要に応じて採用担当者に説明しましょう。手書きで作成する場合も、誠実で読みやすい文字を心がけましょう。
住所・連絡先の書き方
住所欄に記載する際は、都道府県から正確に記載し、マンション名や部屋番号も省略せず書きます。郵便番号も忘れずに入力しましょう。また、連絡先は普段利用している電話番号やメールアドレスを記入し、間違いがないか必ず確認してください。特にメールアドレスは企業でのやり取りに重要ですので、ビジネス的な印象を与えるものを選択してください。例えば、趣味や個人用のカジュアルなアドレスよりも、本名をベースにしたアドレスを推奨します。
生年月日・年齢の書き方
生年月日は「年・月・日」を「西暦」または「和暦」で記載しますが、履歴書全体のフォーマットと統一する必要があります。年齢は、履歴書提出時点での満年齢を記入してください。履歴書は採用担当者に応募者の基本プロフィールを正確に伝えるための書類ですので、誤記入に注意が必要です。
電話・メールアドレスの書き方
電話番号とメールアドレスの記載は、採用担当者があなたに直接連絡を取るために欠かせません。電話番号は、常に対応可能な番号を記載してください。携帯電話を主に使用している場合はそちらを優先的に記入しましょう。
メールアドレスは、仕事用として適切なもので、正確性を重視し記載してください。迷惑メールフォルダに振り分けられないよう、自身のメール設定も確認しておくとより安心です。
証明写真の撮り方・貼り方
履歴書に貼る証明写真は、第一印象を決める重要な要素です。写真は提出する3カ月以内に撮影したものを使用し、スーツまたはビジネスカジュアルな服装で撮影しましょう。背景はシンプルな白や青を選ぶと良いでしょう。写真のサイズは、一般的に縦4cm×横3cmが推奨されています。
一方で、写真の貼り方にも注意が必要です。履歴書上で指定された場所に貼り、曲がりやシワ、汚れがないようにしましょう。写真が剥がれないよう、専用の糊か両面テープを使用するのがおすすめです。
履歴書の学歴欄の書き方
学歴欄は、応募者の経歴を示す重要な項目です。記載順序や記入のルールに注意しながら、正確に記載する方法を解説します。
学歴はどこから記載すべきか
履歴書の学歴欄では、通常、中学校卒業から記載を始めます。この理由は、義務教育終了後の学歴が主に評価対象とされるためです。一方、転職などで履歴書を作成する場合、小学校の学歴は省略して構いません。また、厚生労働省が推奨する履歴書テンプレートでも記入例に小学校の記載は含まれていないため、それに沿って作成するのが望ましいです。
中学・高校以降の記載ルールと注意点
中学・高校以降の学歴を記載する際には、正式な学校名を用いることが大切です。たとえば、「〇〇高等学校」「△△中学校」と略さず正式名称で記入します。
また、入学・卒業の年月を明記し、記載順序を守ることが重要です。転職が多い場合でも、正確性を心がけて作成してください。記入例を参考にすると、誤りを防ぎやすくなります。
年号は統一する
履歴書に記載する年号は、西暦・和暦のどちらかに統一することが必要です。途中で形式が切り替わると採用担当者が確認しづらくなるため、注意が必要です。
特に、履歴書のテンプレートや記入例では西暦の使用が一般的なため、それに合わせるとスムーズです。西暦または和暦どちらを使うか迷った場合は、業界の慣習や応募先の指示に従いましょう。
在学中や中退の場合の記載方法
在学中の場合、「在学中」と書き加えることで進行中であることを明示します。一方、中退の場合は、「中途退学」と追記すると、途中で学業を終えたことを相手に分かりやすく伝えられます。このような場合も、記載内容が簡潔で正確であることを心がけましょう。また、中退理由を履歴書には記載する必要はありませんが、面接で説明を求められる場合がありますので、事前に準備しておくと安心です。
特殊事情や留学経験の正しい書き方
学歴に特殊事情や留学経験を記載する際には、具体的な情報を分かりやすく伝えることがポイントです。例えば、留学経験がある場合は「〇年〇月～〇年〇月△△大学（国名）留学」と詳細に記載すると良いでしょう。また、特殊学校への進学や海外の教育機関への進学経験がある場合も、正式名称を用い、期間や目的を簡潔にまとめることで採用担当者に明確な印象を与えることができます。
履歴書の職歴欄の書き方
職歴欄では、これまでの職務経験を簡潔に、かつ効果的に伝えることが求められます。記載の順番や異動・退職理由の扱い方を確認しましょう。
職歴の記載順
履歴書の職歴欄には、基本的に古い経歴から順番に記載します。新しい職歴を上に記載する逆時系列の形式は一般的ではないため注意しましょう。例えば、最初に勤めた会社、次いで転職してきた会社、というように記載します。「入社」と「退職」の日付を必ず明記し、具体的な業務内容を簡潔に補足すると採用担当者に理解されやすくなります。
退職理由の書き方
履歴書に退職理由を記載する際には、前向きな内容を意識しましょう。例えば、「キャリアアップのため」「新たなスキルを習得したいため」などのポジティブな理由が望ましいです。
転職回数が多い場合は、具体的な理由を一貫性を持って簡潔にまとめ、自己成長をアピールできる内容にすると印象が良くなります。また、家庭の事情などの個人的な理由の場合も、誠実さを重視して記載しましょう。
異動や昇格の書き方
同じ会社内での異動や昇格があった場合も、履歴書に記載することは重要です。異動については「部署名」や「役職名」を明確に書き、昇格した場合は「主任に昇格」や「課長職に就任」などと具体的に記載します。これにより、これまでのキャリアの中で貢献してきた実績が伝えやすくなり、中途採用の場でも評価されやすくなります。
在職中の場合の書き方
現在も勤務している場合は、退職日が未定である旨を明確に記載します。「〇年〇月現在在職中」と記載し、応募企業が転職活動を行う状況を理解できるようにします。ただし、在職中である場合は、転職の理由や採用後にすぐ就業可能な時期を口頭や面接で補足説明することが不可欠です。
アルバイトや派遣経験の書き方
アルバイトや派遣経験が履歴として重要な場合は、職歴欄に記載しましょう。職務内容が応募ポジションに関連している場合は、特に記述の価値があります。その際は「派遣社員」ときちんと表記し、派遣先の企業名や職務内容、期間を記載します。
また、短期間のアルバイトや派遣経験が多い場合は、重要な経歴だけをピックアップし簡潔にまとめるのがコツです。このように過去の経験を的確に伝えることで、採用担当者に対して自己アピールを効果的に行えます。
履歴書の免許・資格欄の書き方
免許や資格は、即戦力をアピールできる貴重な情報です。このセクションでは、記載順や正式名称での記載方法などを具体的に解説します。
免許・資格の記載順
履歴書の免許・資格欄を書く際には、取得した資格や免許を一定の順序で記載することが求められます。
一般的には取得した日時が古い順に記載し、最新のものが最後に来るようにするのがルールです。ただし、場合によっては応募先企業にとって関連性の高い資格を優先的に記載することも検討するとよいでしょう。特に転職活動中で中途採用を狙う場合、職務内容に関連性のある資格を上位に記載することは非常に重要です。
俗称ではなく正式名称で記載する
免許や資格を履歴書に記載する際、俗称や略称ではなく、必ず正式名称を使用しましょう。たとえ業界内で通じる言葉であっても、正式名称がわからないと採用担当者に正確な内容が伝わらない可能性があります。
また、正式名称を記載することで正確性が強調されます。例えば「英検」ではなく「実用英語技能検定」や、「TOEIC」と合わせて受験スコアも明記することで、採用担当者に客観的な評価を伝えることができます。
応募先にマッチする資格を優先する
記入する資格が多い場合は、応募先の企業や職種と関連性の高い資格を優先的に記載しましょう。中途採用では即戦力が求められることが多いため、企業が求めているスキルや経験に繋がる資格をアピールすることが大切です。
また、無関係な資格をすべて記載すると、重要な情報が埋もれてしまう可能性があります。履歴書を作成する際には、過去の取得資格全てを羅列するのではなく、応募企業や職種に特化した形に整理しましょう。
取得予定の資格の書き方
履歴書に記載する資格の中に、試験結果待ちや勉強中のものがある場合は、取得予定であることを明記することが可能です。その際には、具体的な取得時期や進捗状況を記載すると良いでしょう。
例えば、「〇〇資格（取得予定：2025年6月）」のように書くことで、採用担当者に具体性や意欲をアピールできます。ただし、曖昧な表現を避けるため、試験予定が確定している場合や、確実に取得する見込みがある場合に記載することが重要です。
履歴書の志望動機欄の書き方
志望動機欄は、企業への熱意や適性を伝える場です。企業の特徴と自身の経験を結び付けて、説得力のある動機を書くコツを紹介します。
企業や職種を選んだ理由を伝える
履歴書における志望動機欄では、応募先の企業や職種に関心を持った理由を具体的に伝えることが重要です。この欄で示す内容は、転職理由やキャリアプランと密接に関わるため、採用担当者に対して意欲を効果的にアピールできるポイントとなります。
たとえば、企業の理念や取り扱う商品・サービスへの共感、自身のスキルや経験がその職種で活かせると感じた理由を記載すると説得力が増します。また、事前に企業情報や業界の動向をリサーチし、説得力のある根拠を添えることが採用の可能性を高めます。
過去の経験を紐づけて動機を述べる
中途採用の場合、志望動機欄で過去の職務経験やスキルを紐づけて動機を述べることが求められます。具体例を交えながら、どのような経験が応募先の企業や職務に役立つのかを示すと、履歴書が説得力を持ったものになります
。例えば、過去にチームをまとめた経験がある場合、そのリーダーシップを活かして貢献したい旨を記載すると良いでしょう。同時に、応募先で挑戦したいことや自身の成長意欲についても加えることで、採用担当者に好印象を与えられます。
簡潔に要点をまとめる書き方
履歴書の志望動機欄は限られたスペースの中で記入しなければならないため、簡潔に要点をまとめることが大切です。長々と記載すると採用担当者に伝わりにくくなってしまう場合がありますので、応募理由や仕事への意欲を明確に絞り込んで記載するよう心がけましょう。
まずは「企業に惹かれた理由」「職種を希望した理由」「過去の経験との関連性」などを整理してまとめてみてください。テンプレートや記入例を参考にすると、フォーマットに沿った適切な内容を短く整えることが可能です。
履歴書の通勤時間欄の書き方
通勤時間の記載は、勤務地への現実的な通勤可否を示す重要な項目です。ここでは、調べ方と記入方法の基本を解説します。
通勤時間欄を記入する重要性
履歴書の通勤時間欄は、応募者が職場まで通勤できるかどうかを採用担当者が確認するための重要な項目です。特に中途採用では、応募者が現職と混在する場合でも通勤が可能かを判断する材料となります。
通勤時間が過度に長い場合は採用側に懸念を与えることもあるため、正確な時間を記載する必要があります。企業によっては通勤時間が長すぎると仕事への影響を懸念し、選考に影響を与える可能性もあります。したがって、適切な時間を確認し、正しく記入することが重要です。
最短ルートの調べ方
履歴書に記載する通勤時間は、最短ルートをもとに計算することが基本です。Googleマップや鉄道会社の時刻表検索サイトなどを活用すると、正確な通勤時間を調べることができます。
最短ルートの検索時には、通勤時間には徒歩や乗り換え時間も考慮しましょう。例えば、自宅から最寄り駅までの徒歩時間や電車の乗り換えにかかる時間も含め、全体の所要時間を算出します。もしラッシュ時の影響がある場合は、それを考慮した現実的な時間を書くことをおすすめします。
履歴書の書き方のポイント
履歴書を作成する際には、細かなマナーや形式の統一にも注意が必要です。このセクションでは、好印象を与えるための基本的なポイントを整理します。
応募企業ごとに履歴書を作成する
履歴書は、応募する企業や職種ごとに内容をカスタマイズすることが重要です。企業側は、応募者が自社や職種への適性をどれだけ理解し、意欲的に応募しているかを確認します。
そのため、応募先に関連するスキルや経験を強調することで、採用担当者に好印象を与えることができます。求人情報や企業のホームページを参考にして必要なポイントを盛り込むことをおすすめします。
証明写真は3カ月以内のものを使用
履歴書には、最新の証明写真を貼ることが求められます。一般的には、撮影から3カ月以内の写真が推奨されており、現在の顔つきと形状が一致するものを使用しましょう。写真のサイズは縦4cm×横3cmが標準的です。また清潔感のある服装や髪型で撮影し、背景がシンプルなものを選ぶと好印象につながります。
空欄を避ける
履歴書に空欄が多い場合、企業側に「熱意が感じられない」と判断される可能性があります。特に「志望動機」「自己PR」などの項目は重点的に記入しましょう。
ただし、無理に埋めるために冗長にならないよう、簡潔に具体的なエピソードや目標を伝えるべきです。応募先によってテンプレートや記入の仕方を調整するのも一つの手です。
鉛筆・シャープペンシル、消せるボールペン、修正液の使用はNG
履歴書の記入には黒または濃い青のボールペンを使用することが推奨されています。鉛筆やシャープペンシル、消せるボールペン、修正液で書かれた履歴書は正式な書類としての信頼性が損なわれてしまいます。ミスがあれば最初から書き直すようにしましょう。また、手書きの場合は丁寧な字を書くことが求められます。
誤字・脱字・略字・略語に注意
履歴書内の誤字や脱字は、細かな注意力を欠いていると判断され、採用におけるネガティブな要素となる場合があります。また、「○○大」「株式会社○○」といった略字や略語も使用しないことが重要です。正式な名称で記入することで、履歴書の正確性と信頼性が向上します。記入後は必ず確認を行いましょう。
【パソコン作成の場合】文字フォント・サイズは統一する
パソコンを使用して履歴書を作成する場合は、フォントや文字サイズを統一し、全体の読みやすさに配慮することが大切です。一般的には明朝体やゴシック体が公式書類には適しており、フォントサイズは10.5〜12ポイント程度が好ましいです。また、必要に応じてテンプレートを使用することで体裁を整えやすくなります。
必ず見直しをする
履歴書を完成させた後は、必ず見直しを行いましょう。誤字脱字や記入漏れがないか確認し、証明写真が確実に貼られているかもチェックすることが必要です。希望や経歴の伝わり方に不安がある場合は、第三者に確認してもらうのも有効です。細部に気を配った履歴書は、応募者の丁寧さや仕事に対する真摯な姿勢を印象付けることができます。
履歴書を書く際の注意点
誤字や修正の扱いなど、履歴書作成でやりがちなミスを防ぐための注意点をまとめます。見落としがちな点もチェックしておきましょう。
西暦・和暦は統一する
履歴書を記入する際には、西暦と和暦を混在させないことが重要です。例えば、学歴や職歴を記載する際、ある年は「令和」、別の年は「西暦」といった書き方は読み手に混乱を与える可能性があります。
統一することで、履歴書全体の見やすさや正確さが向上します。どちらを使うかは応募する企業や業界に合わせても良いですが、特に指定がない場合は自由です。もし迷ったらテンプレートに合わせるのも一つの方法です。
修正ペンは使用しない
履歴書では修正ペンや修正テープの使用は避けてください。修正ペンを使うと履歴書全体の見栄えが損なわれ、不注意な印象を与える可能性があります。
また、修正箇所が目立ち、応募者としての丁寧さや誠実さが疑われることもあります。間違えた場合は、新しい用紙に書き直すのが基本です。修正が難しい場合は、パソコンでの履歴書作成も検討してみましょう。
空欄を埋めずに提出する
履歴書に空欄が多いと、意欲や真剣さを欠いていると見なされる可能性があります。空欄を埋めることで、採用担当者に対して積極性をアピールできます。
例えば、職歴や資格が少ない場合でも、アルバイト経験や趣味・特技欄を工夫して記載することで、自分の強みを伝えることができます。特に中途採用や転職の場合、具体的な経験やスキルを記載し、空欄を避けることが重要です。
履歴書の書き方に関するよくある質問
履歴書の作成にまつわる疑問をQ&A形式で解決します。手書きかパソコンか、転職回数が多い場合の対応など、実践的なヒントも満載です。
履歴書は手書きとパソコンのどちらで作成すべき？
履歴書は手書きとパソコンのどちらで作成するか悩まれる方が多いですが、それぞれにメリットとデメリットがあります。手書きは丁寧さや真剣さをアピールできる一方で、書き間違えた場合に修正が難しいという点があります。一方、パソコン作成の場合は、きれいで見やすい仕上がりとなり、複数回利用しやすい特徴があります。
中途採用の場合、パソコンで作成された履歴書が受け入れられることが一般的です。特に若年層の転職やIT業界などではパソコン作成が通例となっています。ただし紋切り型の印象を避けるため、自分の言葉で表現することや誤字脱字に注意する必要があります。
履歴書の証明写真を新しくするタイミングは？
履歴書の証明写真は、撮影から3ヶ月以内のものを使用することが推奨されています。これは採用担当者に応募者の最新の印象を正確に伝えるためです。中途採用や転職活動であれば、写真が古いことでネガティブな印象を与える可能性があるため注意が必要です。
また、証明写真を用意する際は、正装で臨むことが大切です。背景は白や青などのシンプルな色が基本で、顔全体がはっきりと見えるライティングやバランスにも気を配りましょう。写真館やスタジオで撮影すると、クオリティの高い仕上がりが期待できます。
転職回数が多い場合どう対処する？
転職回数が多い場合、採用担当者に「短期で辞めるのではないか」と懸念を抱かれることがあります。そのため、履歴書の書き方には注意が必要です。全ての経歴を詳細に記載するのではなく、応募先企業に関連する経験を中心にまとめると良いでしょう。
具体的な書き方として、職務内容やスキルを強調し、「多様な職場で培った柔軟性」「即戦力としての対応力」といったポジティブな要素を採用担当者に伝えるように工夫すると効果的です。また、履歴書例やテンプレートを参考に、一貫性と整合性のある記載を心がけることが重要です。
履歴書の趣味や特技欄に何を書くべき？
履歴書の趣味や特技欄は、応募者の人柄や価値観を伝えるための項目です。採用担当者が応募者の人物像を具体的にイメージする一助となるため、単なる趣味を列挙するのではなく、仕事や応募企業に関連する内容を盛り込むことが理想的です。
例えば、「読書」を趣味として挙げる場合は、具体的なジャンルや好きな本を記載することで、関心や価値観を明確に伝えることができます。また、「趣味のサイクリングで体力を養っています」など、ポジティブな要素や仕事につながるスキルをアピールすると好印象を与えます。テンプレートや記入例を参考に、適切な内容を選びましょう。
まとめ
履歴書は中途採用や転職活動において、自己アピールのための重要な書類です。各項目の正しい書き方を理解し、注意点を意識することで、採用担当者に好印象を与える履歴書を作成することが可能です。本記事で紹介した「テンプレート」や「記入例」を活用すれば、初めて履歴書を作成される方や転職回数が多い方でも、スムーズに作業を進められます。
また、誤字脱字を防ぐための見直しや、提出先に合わせた記入内容のカスタマイズも忘れずに行いましょう。必要に応じて無料で利用できるテンプレートやキャリアアドバイザーのサポートを活用することで、さらに完成度の高い履歴書を仕上げることができます。
ぜひ、このガイドを参考にして、採用活動を成功へと導く履歴書作成に取り組んでみてください。