面接の日程変更はメールor電話のどっち？伝え方のポイントや注意点を解説

面接の日程を変更したいとき、「メールと電話のどちらが適切なのか？」と迷うことはありませんか？転職活動中は、急な予定変更や他社の選考との兼ね合いで、日程調整が必要になることもあります。しかし、伝え方を間違えると、企業に悪い印象を与えかねません。

では、どのように連絡すればよいのでしょうか？本記事では、面接の日程変更が可能かどうか、メール・電話の使い分け、伝え方のポイント、具体的な例文まで詳しく解説します。

面接の日程変更は可能？その影響を知ろう

面接の日程変更を申し出ると、企業側にどのような印象を与えるのでしょうか？基本的には、誠実かつ迅速に対応すれば、大きなマイナスにはなりません。しかし、何度も変更を繰り返したり、連絡が遅れたりすると、志望度が低いと判断される可能性もあります。ここでは、日程変更が与える影響や、緊急時の対応方法について解説します。

日程変更は印象に影響するのか？

結論から言うと、適切な対応をすれば面接日程の変更が大きくネガティブな印象を与えることは少ないです。転職活動においては、急な用事や他社の選考日程との重複など、さまざまな理由で日程調整が必要になることがあります。その際、丁寧な連絡を行い、誠意をもって対応することがポイントです。

ただし、変更の連絡が遅れる場合や何度も日程変更を依頼する場合は、計画性がないと思われたり、志望度が低いと判断される可能性があります。反対に、早めに連絡し、適切な謝罪とお礼を伝えることで、むしろ柔軟な対応力や誠実さを評価される場合もあります。

緊急時の日程変更のポイント

体調不良や急用などにより、どうしても当日の面接に行けない場合は、迅速に連絡を取ることが重要です。当日の連絡はメールよりも即時性が高い電話を優先し、担当者に日程変更の意思を伝えましょう。その際、単に変更を申し出るだけでなく、謝罪とお礼を含めた言葉遣いを意識すると良いでしょう。

変更の連絡後には、メールで改めて経緯を説明し、候補日を提示する形でフォローを行うと信頼感を損なうリスクを軽減できます。企業側も、急な変更に対して理由が明確であれば柔軟に対応してくれることが多いです。そのため、体調不良や交通事情などの正当な理由を簡潔に伝えつつ、次回のスケジュール調整に協力的な姿勢を示すことを心がけましょう。

面接の日程変更はメールor電話のどっち？

日程変更の連絡は、メールと電話のどちらが適しているのでしょうか？基本的には、事前に分かっている場合はメール、当日や直前の変更は電話が望ましいとされています。それぞれのメリット・デメリットを理解し、適切な方法で連絡をすることが重要です。ここでは、状況に応じた使い分けのポイントを解説します。

メールで連絡する場合のメリット・デメリット

面接の日程変更をメールで連絡するのは、企業側の都合を考慮しながら、正確に情報を伝えられる方法のひとつです。ただし、適切なタイミングや表現を意識しないと、相手に不快な印象を与える可能性もあります。ここでは、メールで連絡する際のメリット・デメリットを解説します。

メールで連絡するメリット

面接の日程変更をメールで連絡するメリットは、内容を正確かつ丁寧に伝えられる点です。書くことで自分の考えを整理し、誤解を避ける表現が可能となります。また、企業側も記録としてメールを保存できるため、日程調整がスムーズになる場合があります。さらに、メールだと時間に関係なく送信できるため、転職活動の忙しい合間でも対応しやすいのが特徴です。お詫びや感謝などの事務的な内容も、落ち着いて考えながら含められるのが大きな利点です。

メールで連絡するデメリット

一方で、メール連絡にはデメリットも存在します。担当者がメールを読むタイミングによっては、返信が遅れる可能性があるため、特に面接当日近くの変更には適していません。また、メールの文面が堅くなりすぎると、かえってコミュニケーションが不自然になってしまう場合もあります。さらに、不適切な件名や要点の不明瞭な内容だと、相手に迷惑をかけてしまうこともあるため、注意が必要です。

電話で連絡する場合のポイント

電話は、特に面接の日程変更が急を要する場合や、当日にどうしても連絡が必要な場合に適しています。電話連絡の大きなポイントは、担当者と直接会話をすることで、双方のスケジュールをその場で調整できる点です。また、相手の反応をリアルタイムで確認できるため、誤解が生じにくいというメリットもあります。ただし、電話の場合、事前に話す内容を簡潔にまとめておき、企業の営業時間を考慮して連絡することがマナーです。また、言葉遣いやトーンにも十分注意しましょう。電話の後にフォローとしてメールで内容を残すのも信頼を損なわない工夫と言えます。

メールと電話、使い分けの基準

面接の日程変更を連絡する際、メールと電話を適切に使い分けることが重要です。基本的には、緊急性が低く日程の変更が事前に分かっている場合は、メールでの連絡が一般的です。メールなら、相手に時間の余裕を与えつつ、自分の置かれている状況や変更理由を丁寧に伝えられます。一方で、面接当日や急用・体調不良などの突発的な事情がある場合は、電話での連絡が推奨されます。その際も、日程変更の理由を正直に伝えることが大切です。これらを状況に合わせて正確に使い分けることで、企業との良好な関係を維持しながら転職活動を進めることができます。

面接日程変更を依頼する際のメール例文

面接の日程変更を依頼する際、どのような文面で連絡すればよいのでしょうか？体調不良や急用、企業から提示された候補日と都合が合わない場合など、さまざまなケースに対応できる例文を紹介します。相手に失礼のないよう、適切な表現で伝えることが大切です。

体調不良の場合の例文

体調不良で面接に出席が難しい場合は、早急に連絡を入れることが大切です。以下は、体調不良時に送るメールの例文です。

提示された候補日とスケジュールが合わない場合の例文

面接日程の提示を受けたものの、スケジュールが合わない場合には、以下のようなメールを送ることが適切です。

面接候補日を提示する際の例文

面接日程の候補を提示する場合、柔軟性を持たせつつ企業のご都合に配慮した表現がポイントです。

一度決まった面接日を変更したい場合の例文

既に決定した面接日を変更したい場合は、謝罪と感謝の姿勢を忘れずに書きましょう。

急用で行けなくなってしまった際の例文

急な事情で面接に行けなくなった場合は、電話での連絡が適している場合もありますが、メールでも迅速かつ誠実に対応することが重要です。

面接日程変更メールの基本マナー5選

面接日程の変更メールを送る際には、件名の書き方や挨拶の言葉、謝罪と感謝の表現など、ビジネスマナーを守ることが重要です。ここでは、スムーズに日程調整を進めるために押さえておきたい5つの基本マナーを解説します。

件名は分かりやすく簡潔に

面接日程変更のメールでは、件名を分かりやすくすることが重要です。例えば、「〇月〇日の面接日程変更のお願い」や「面接日時変更について」といった内容にすると、受け取った担当者もすぐに内容を把握できます。件名が不明確だったり長すぎたりすると、メールの確認が遅れる可能性があるため、簡潔かつ具体的に記載しましょう。

適切な挨拶で書き始める

メール本文は適切な挨拶から始めることが大切です。「お世話になっております」や「〇〇株式会社採用ご担当者様」といったフレーズを使い、フォーマルな印象を意識しましょう。挨拶がないメールはビジネスマナーが欠けていると判断される場合があるため、必ず書き添えるようにしましょう。

謝罪と感謝の表現を忘れない

面接日程変更をお願いする際には、面接の調整をする企業側への負担を考慮し、まずは謝罪の意を伝えましょう。「このたびはお手数をおかけして申し訳ありません」「ご対応いただきありがとうございます」といった表現を使うと、丁寧で誠実な印象を与えられます。こうした感謝の気持ちを伝えることで、信頼関係を維持しやすくなります。

具体的な理由を簡潔に述べる

面接日程変更を申し出る理由は、具体的かつ簡潔に述べる必要があります。例えば「他社の選考日程と重なってしまった」「体調不良のため」など、正当な理由を明記しましょう。ただし、具体的に書くといっても詳細に説明する必要はありません。簡潔でわかりやすい表現を心がけてください。

候補日の明記でスムーズに

日程変更を依頼する際には、新たな候補日を必ず提示しましょう。例えば、複数の日付を挙げて「〇月〇日、〇月〇日、〇月〇日のいずれかをご調整いただければ幸いです」のように記載することで、企業側の調整もスムーズになります。また、候補日はなるべく柔軟に提示すると、迅速な調整が可能になります。

面接日程変更メールの注意点5選

日程変更の連絡をする際、タイミングが遅れたり、曖昧な表現を使ったりすると、企業に悪い印象を与えてしまうこともあります。また、誤字脱字や送信ミスにも注意が必要です。ここでは、面接日程変更メールを送る際に気をつけるべきポイントを紹介します。

早めの連絡を心がける

面接日程を変更する場合は、可能な限り早めに連絡をすることが重要です。理由として、担当者のスケジュール調整に時間が必要であることが挙げられます。特に他の候補者との兼ね合いや社内会議などで調整が難しい場合もあるため、早めの連絡が双方にとってスムーズな対応を可能にします。転職活動では信頼を損なわないためにも、迅速な対応を心がけましょう。

曖昧な表現は避ける

面接日程変更の連絡では、曖昧な表現を避けることでよりスムーズに対応してもらうことができます。たとえば「都合が合わない」とだけ伝えるのではなく、「他社の選考と重なったため」「急用で伺えなくなったため」など具体的な理由を簡潔に示すことが重要です。また、候補日を具体的に記載することで企業への配慮が伝わり、調整の手間を減らすことができます。

フォーマルな言葉遣いの重要性

面接日程変更を依頼する際のメールでは、フォーマルな言葉遣いが求められます。企業とのやり取りで砕けた表現や失礼な言葉遣いをしてしまうと、ビジネスマナーが不足していると判断され、評価に影響を及ぼす可能性があります。「お忙しいところ恐れ入りますが」「ご調整いただけますと幸いです」など、敬意を表す言葉を用いることが好印象に繋がります。

送信前の内容確認と誤字チェック

メールの送信前には、内容を必ず確認し、誤字脱字がないことを確認することが大切です。転職活動の重要な場面において、誤字が多いメールは印象を大きく下げてしまう可能性があります。また、担当者の名前や会社名を間違えて記載することは絶対に避けなければなりません。落ち着いて内容を確認し、失礼のない形でメールを送信することを心がけましょう。

BCC・CCの使用に注意

面接日程変更の連絡を送る際には、BCCやCCの使用に注意が必要です。特にBCCを利用することで送信先が見えなくなるため、担当者が混乱する可能性があります。基本的には宛先に直接担当者のメールアドレスを入力し、個別で送ることが望ましいです。また、CCを利用する場合は、必要に応じて送信先を慎重に選定し、慎重に扱いましょう。

まとめ

面接の日程変更は、転職活動中に多くの方が直面することですが、適切な対応を心がければ大きな問題にはなりません。緊急時でも早めの連絡や誠実な対応をすることで、企業との信頼関係を維持することができます。

日程変更を依頼する際は、メール・電話といった連絡手段を状況に応じて使い分け、必ずお詫びとお礼の文言を記載しましょう。また、候補日を提示して柔軟な日程調整を心がけることで、会社側に配慮を示すことが大切です。たとえ当日や直前の連絡になってしまう場合でも、誠意ある対応を行えば評価に大きな影響はありません。

このようなマナーを守り、具体的かつ簡潔に理由を伝えることで、転職活動を円滑に進めることができます。忙しい時期でも冷静な対応を心がけ、面接の場で自信を持って臨めるようにしてください。